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Uno de los elementos que en mayor medida contribuyen a que una celebración o evento sea un éxito o por el contrario, un desastre es el catering. Falta de comida, mala calidad, lentitud… pueden hacer que el evento organizado con más mimo y dedicación acabe siendo un mal recuerdo en la memoria de los invitados.
Si bien contratar un servicio de catering no es tan sencillo como pueda parecer a primera vista. Y es que no basta con fijarse únicamente en la calidad de la comida, también hay que comprobar qué tipo de servicios adicionales ofrecen, si son capaces de mantener la calma en situaciones estresantes, si se comunican eficientemente con los clientes y un largo etcétera. Es decir, hay que considerar muchos factores, lo que puede complicar y dilatar la selección. De ahí que lo recomendable sea no dejarlo para el último momento puesto que los mejores servicios de catering suelen tener mucha demanda y reservarse con bastante anticipación.
Hemos hablado con Inmita Gallego, fundadora de la empresa de organización de bodas Hojas de Felicidad y con Cristina González, responsable de comunicación de la plataforma Bodas.net para que nos den sus consejos al elegir un servicio de catering y asegurarnos así de que no se nos escapa ningún detalle.
1. PIENSA Y DEFINE QUÉ TIPO DE EVENTO QUIERES
El primer paso antes de lanzarse a la búsqueda de un catering es pensar detenidamente qué tipo de evento se quiere celebrar y las necesidades que este plantea. Eso incluye la envergadura del evento, si se quiere una celebración formal o informal, el lugar, la fecha, el número de invitados… Cuanto más claro se tengan estos puntos, más fácil, rápida y certera será la elección. Hay, por ejemplo, servicios de catering que están especializados en celebraciones pequeñas, mientras que otros están acostumbrados a trabajar con números muy elevados de asistentes.
2. FIJAR UN PRESUPUESTO
Como señala Inmita Gallego, de Hojas de Felicidad, en todo evento, una de las partidas más importantes es la dedicada al catering, de ahí que tenga tanta relevancia saber con exactitud cuánto se puede y/o se quiere invertir en el servicio de catering. Conocer el presupuesto también ayuda a la empresa de catering a dar las mejores opciones a la pareja para que el resultado sea exitoso.
3. COMPARAR OPCIONES
Una vez se tienen claras las necesidades y se han localizado algunos servicios de catering que, al menos sobre el papel, parecen buenas opciones, es el momento de contactar con ellos para solicitarles un presupuesto. Es recomendable explicarles con detalle lo que se desea para que así ellos puedan hacer una propuesta pormenorizada y precisa que nos permita comparar no solo los precios si no también los servicios que ofrecen.
Más allá del precio en sí, también hay que prestar atención a detalles como el rango de camareros por mesa, si se trata de una boda si incluye la tarta nupcial y cómo es esta, variedad de rincones gastronómicos que ofrecen, si incluye el alquiler del menaje y del mobiliario, si proporcionan alguna decoración extra o arreglos florales, el tipo de producto que utilizan (de temporada, km0, ecológico…), si hay opción de buffets de postres o recenas, si ofrecen barra libre…
4. CONTRASTAR OPINIONES
Como ocurre con cualquier otro servicio, y como recalca Cristina González, de Bodas.net, es imprescindible informarse sobre las empresas de catering que en principio puedan interesarnos para saber si el personal es realmente profesional. Podemos tener entrevistas y hablar con ellos en persona, pero también si conocemos a alguien que haya trabajado con ellos, pedirles opiniones y reseñas. Además, si la empresa de catering lo permite, ir a las instalaciones para conocer el espacio donde suelen trabajar. Otro de sus consejos, si es posible, es asistir a algún evento de puertas abiertas en el que participe el servicio de catering porque eso nos permitirá tener una idea muy aproximada de cómo podría ser la producción de nuestro propio evento.
A parte también tenemos a nuestro alcance fuentes digitales y portales especializados en planificación de eventos que incluyen reseñas y testimonios con los que podemos hacernos una idea muy aproximada sobre su forma de trabajar y la calidad de los servicios que ofrecen. En cualquier caso, siempre es importante consultar y contrastar diversas opiniones y no quedarse solo con una, ya que en ocasiones estas pueden ser muy sesgadas o responder a una situación aislada y concreta.
5. UNA BUENA COMUNICACIÓN
Uno de los consejos en los que más insisten desde Bodas.net para que todo encaje y el día del evento todo salga perfecto es la importancia de elegir una empresa de catering con la que uno se sienta cómodo y con la que la comunicación fluya; a cuyo personal se le pueda preguntar todas las dudas que se tengan, hablar con ellos las veces que haga falta, detallar todos los aspectos lo máximo posible y trasladarles las diferentes necesidades que puedan surgirnos.
Durante la organización hay que dejarlo todo muy bien atado pero después, una vez llega el día del evento o de la celebración se ha de confiar en los profesionales que se ha contratado, asumir que puede que haya cosas que no salgan perfectas, pero aún así relajarse y disfrutar.
6. PROBAR LA COMIDA O EL MENÚ
Las pruebas de menú son fundamentales para acertar con la elección de un servicio de catering. Permiten comprobar en primera persona la calidad de la comida, las raciones y la presentación de los platos, pero también es una oportunidad excepcional para constatar el cuidado que ponen en los detalles, en el servicio…
La prueba del menú también suele ser el momento en el que muestran las opciones de mantelería, vajilla, cubertería, cristalería… Como apuntan desde Hojas de Felicidad, estos aspectos van a tener un gran impacto en el aspecto visual del evento por lo que es muy importante comprobar si coinciden o no con el estilo que se está buscando, ya que si no encaja sería necesario alquilar ese material a otra empresa externa al catering, lo que supondría un incremento en el presupuesto.
En cualquier caso, como recomiendan desde Bodas.net, también se pueden recoger fotografías, buscar ideas e inspiración en redes sociales como Instagram o Pinterest y llevarlas a la prueba del menú para que los profesiones de la empresa de catering capten mejor la idea de lo que se quiere y puedan confirmarnos si cuentan con los medios necesarios para conseguir ese resultado final o si habría que buscar material o elementos de decoración por otro lado.
7. VARIEDAD Y FLEXIBILIDAD DE LOS MENÚS
Un aspecto primordial a tener en cuenta, como subrayan desde Bodas.net, es saber si la empresa de catering es lo suficientemente versátil para adaptarse a las posibles alergias, intolerancias, preferencias alimentarias o cualquier otra necesidad dietética que sufra alguno de los invitados. Lo mejor es no conformarse con afirmaciones vagas y pedir que nos ofrezcan ejemplos concretos de cómo serían esos menús o de cómo adaptarían el menú general a dichas situaciones.
Una idea para evitar disgustos y satisfacer al máximo el gusto y necesidades de los invitados es enviarles con antelación un cuestionario para que estos puedan informar de cualquier limitación o preferencia que pudieran tener respecto al menú.
8. COMPROBAR LA LOGÍSTICA
Hay espacios de eventos que cuentan con su propio catering o que están acostumbrados a trabajar con un pequeño abanico de empresas de forma que el tema de la logística lo tienen muy controlado. En otros casos, sin embargo, no es así. Para evitar problemas siempre es recomendable informarse sobre cómo y dónde se prepara la comida, así como cuál es la logística de entrega (sobre todo si la cocina está ubicada fuera del espacio donde se va a desarrollar el evento o celebración) y confirmar si estarían dispuestos a coordinarse con otros proveedores si fuera necesario.
Desde Hojas de Felicidad nos aclaran que no es fundamental que la empresa esté ubicada en el mismo lugar del evento, un catering del sur puede servir una boda en el norte y uno del norte en el sur sin problema, siempre que la empresa de catering nos transmita seguridad y profesionalidad. Pero en ese caso, sí que hay que tener en cuenta que a nivel económico eso siempre va a incrementar el precio; a mayor distancia, más presupuesto en transporte y alojamiento.
9. PERSONAL SUFICIENTE
Para que el evento sea un éxito, es crucial contar con la cantidad adecuada de personal y que este sea profesional y esté capacitado para atender a los invitados de manera eficiente, así que hay que fijarse en este aspecto y pedir a la empresa que nos lo detalle. Como orientación, Hojas de Felicidad señala que un rango de camareros ideal para un evento formal con servicio en mesa es de un camarero para diez invitados.
Pero además de los camareros y del personal de cocina, no podemos olvidar que para cubrir un evento se necesita también personal de organización, montaje, decoración… El número de personas implicadas dependerá de la complejidad del montaje, de la puesta en escena diseñada para el evento y del número de invitados.
10. EN EL CONTRATO
Es clave comprobar que en él figuran las tarifas y que se explica de forma minuciosa todo lo que está incluido en el precio, como la comida, el servicio, el equipo… Cualquier detalle, por pequeño que sea, es conveniente dejarlo por escrito en el contrato para evitar así posibles sorpresas o inconvenientes. También se debe clarificar la forma de pago y en cuántos plazos ha de hacerse.
Otro aspecto importante que ha de incluirse en el contrato es la política de cancelación. Aunque no sea lo habitual, pueden ocurrir muchas cosas inesperadas que lleven a cancelar y/o atrasar un evento, tanto por parte del cliente como por parte del propio catering. Es conveniente que en el contrato se especifique de forma explícita la forma de actuación en estos casos para una mayor tranquilidad y seguridad. Contar con un seguro de cancelación también puede resultar útil.
Además, hay que estar seguro que se entiende todo lo que figura en el contrato y comprobar que todos los detalles estén correctos antes de firmar.
