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Responder emails, atender interminables reuniones que en las que no puedes dejar de pensar que lo comentado se podía haber resuelto en un correo electrónico, rellenar hojas de gastos… El listado de tareas B que la vida laboral impone hace que paradójicamente, gran parte de nuestras jornadas de trabajo las pasemos sin poner en marcha aquellas tareas realmente relacionadas con nuestro empleo, algo que no sería necesariamente dramático si no fuera porque esas labores que no se completan terminan por acumularse, algo que genera ansiedad y el cada vez más omnipresente 'burnout'.
Estamos hablando de las denominadas tareas vampiro, que son un tipo de obligaciones que merman la productividad y de alguna forma, vienen a indicar que los líderes no están gestionando bien al equipo. Un informe puesto en marcha por la start up de informática Brightpearl señaló que cada trabajador suele emplear 21 horas semanales en este tipo de tareas administrativas. Los datos revelaron además que el 40 % de los encuestados estaban abrumados por la cantidad de labores de este tipo que tenían que gestionar.
¿Cómo podemos evitar que la afluencia constante de tareas administrativas perjudique nuestra productividad? ¿Hay remedio, la culpa es de Teams o tenemos que encomendarnos al Lexatín? Responde Lindsay Ross, Directora Global de Recursos Humanos de Bitpanda, cuya cultura permite a los trabajadores expresar sus necesidades y preocupaciones de forma clara y directa, ofreciéndoles la libertad de ser dueños de su tiempo y la posibilidad de oponerse a aquellas tareas que no puedan resolver. “Para conseguir una mayor productividad, es necesario que los empleados adopten un enfoque proactivo. Este enfoque implica anticiparse a las demandas y gestionar su tiempo de la forma más eficaz posible. Por otro lado, desde la organización, es necesario establecer y promover una cultura que fomente la autonomía de sus profesionales y les ayude a mejorar sus habilidades para establecer prioridades en su día a día”, asegura. “Tener una actitud proactiva puede implicar muchas cosas. Un ejemplo claro podría ser reservarse con antelación momentos de la jornada laboral para concentrarse en algo concreto, ponerse al día con temas pendientes o solucionar tareas administrativas. Es imprescindible proteger estos momentos y, de ser necesario, posponer las otras peticiones hasta haber cumplido con lo fijado en el calendario”, dice a ‘Elle’.
Es bastante probable que al echar un vistazo a tu agenda laboral, te encuentres con una concatenación de reuniones que te hacen echarte las manos a la cabeza. De hecho, un experimento del Instituto Tecnológico de Massachusetts ha indicado que si se limitaran a tres días a la semana, la productividad aumentaría un 73 %, mientras que el estrés se rebajaría un 57 %. ¿La clave para que las reuniones sean además efectivas? Han de ser, aseguran, rápidas y enfocadas. El problema es que rara vez estos meetings dependen en realidad del trabajador, que se topa con reuniones de hora y media que hacen que sea ciertamente complicado compaginar la vida laboral y la eficiencia.
“Tanto la carga de trabajo poco realista, como la asignación excesiva de tareas, lleva al agotamiento y a la disminución de la calidad del trabajo. Debes tener especial cuidado con el 'burnout', así que deja de ser laa trabajadora “mocatriz” que toda empresa privada “necesita” y pon límites cuando te involucren en actividades que no te corresponden, ya que muchas veces nos vemos envueltos en cumplir solicitudes administrativas que no nos corresponden y esto, es un agotamiento físico y mental que acabará mermando nuestra productividad”, explica el equipo de Lucidspark, una herramienta de pizarra virtual para la colaboración entre equipos. “Mediante una comunicación honesta, debes establecer límites con tu equipo y tus superiores para hacerles entender que están limitando tu tiempo. Esto llega a ser un desafío para mantener un equilibrio saludable entre tu vida personal y profesional”, indican.
Aseguran que aunque las reuniones pueden ser una forma valiosa de resolver problemas y de conectarse, lamentablemente en la actualidad muchas de ellas son innecesarias o están mal organizadas. “Nuestra investigación muestra que el 34 % de los trabajadores opina que las reuniones no son productivas, y el 31 % siente que la información perdida entre las reuniones es uno de los principales obstáculos para la innovación. Los empleados pasan demasiado tiempo en reuniones sólo tratando de ponerse en sintonía. Y muchas veces, los equipos pierden impulso después de una reunión porque los pasos a seguir y los elementos de acción no quedan claros”, aseguran antes de dar cinco tips que facilitan las reuniones:
5 tips para mejorar la eficiencia de las reuniones
- Es vital invitar a la gente adecuada a la reunión. “Cuanta más gente se involucre, menos productivos vamos a ser. Por lo tanto, es importante conocer los objetivos principales de la reunión e invitar únicamente a los necesarios. Esos objetivos pueden ser empleados para pensar en quién podría contribuir para hallar una solución o para hacer avanzar la conversación. Quien organiza el meeting tiene que pensar en quién podría tener las respuestas a algunas de las posibles preguntas: esas son las personas que probablemente deban participar”, aseguran.
- Las reuniones tienen que ser preparadas de antemano reuniones para garantizar el éxito. “Hay que ofrecer a los asistentes la oportunidad de prepararse para la reunión y de participar plenamente enviando los objetivos de esta, la agenda, y cualquier documento y material visual asociado que necesiten para participar. Por eso es imprescindible especificar el objetivo de la reunión. Hacer una pregunta o plantear un problema a resolver son dos formas estupendas de hacer pensar a los asistentes y dejar la agenda estructurada, pero flexible”, comentan.
- Los participantes tienen que contar con oportunidades de interacción. “Uno de los principales objetivos para hacer las reuniones más amenas es aumentar la participación para mejorar los resultados. Si pides opiniones sobre un tema en particular o planteas preguntas, naturalmente los asistentes se sentirán proclives a pensar y expresar sus opiniones. Una pizarra en línea puede ayudar a generar análisis al otorgarles a los participantes un elemento gráfico en el cual concentrarse y ante el cual responder. También puede identificar los puntos de partida y lograr que los equipos sean honestos respecto de lo que acuerdan”, explican.
- En lugar de organizar una reunión… ¿Por qué no enviar un email? “La mayoría de los trabajadores tienen un amor-odio con las reuniones. Temen a asistir, ya que hay otros cientos de cosas que preferirían hacer con ese tiempo. La mayoría de las veces es innecesaria programar una reunión cuando directamente puedes enviar un email”, aseguran.
- Procura acotar tus reuniones en media hora: “Si tu reunión es de media hora y el equipo se ha preparado previamente, esto se traducirá como una reunión eficaz, ya que a partir de los 25 minutos es cuando empezamos a perder el enfoque. Además, los miembros se centrarán en los puntos clave por la falta de tiempo. Si es estrictamente necesario una reunión más extensa, procura ejecutarla los días de oficina. Siempre es mejor en persona y organiza break regulares para que los miembros del equipo puedan despejarse a partir de la hora”, dicen.
Lindsay Ross comenta que en Bitpanda han decidido acortar los tiempos establecidos para las reuniones, algo que por supuesto depende del tipo de reunión y de la temática a tratar. “Nuestra visión es que las sesiones deben servir para tomar decisiones ágiles y evitar la pérdida de tiempo. Huimos de la cultura del presentismo, preferimos establecer dinámicas que permitan al equipo ser más efectivos y resolutivos. Para nosotros, cualquier reunión que dure más de 60 minutos es un no rotundo, y ya ni hablamos de las que se alargan hasta 90 minutos”, dice. Mmmm… ¿Cuál es el email de recursos humanos, para enviar un email a la empresa? Es para una amig….
Timeboxing
Una nueva investigación de Microsoft Surface indica que la “ansiedad por la productividad” está aumentando. El 42 % de los trabajadores tiene la impresión de que se está quedando corto a la hora de completar sus tareas. Por cierto: según los resultados, hay una brecha de género en este aspecto, pues mientras que el 37 % de los hombres sienten no estar siendo capaces de hacer lo suficiente, el 59 % de las mujeres tienen esta sensación.
El timeboxing es una técnica de gestión del tiempo que implica repartir por adelantado una unidad de tiempo máxima y fija para una actividad, para completarla después dentro de ese período.
“Este método es motivador, e ir completando las casillas es muy satisfactorio. Al igual que la técnica de pomodoro o cualquier otra de gestión del tiempo, es más o menos beneficiosa según cada persona, pero a nosotros nos gusta la claridad visual que utiliza. Por eso tenemos una plantilla de ello en Lucidspark para el Timeboxing, para captar la atención de todos los miembros del equipo incorporando actividades de cronometraje. El temporizador integrado muestra la cuenta atrás en las pantallas de todos los participantes para que puedas seguir avanzando”, dice el equipo de Lucidspark.
“Te ayudará a gestionar tus tareas diarias, establecer límites de tiempo para fomentar la eficacia y a priorizar las actividades en función de tu capacidad. Si eres honesto contigo mismo y cumples con lo acordado, creemos que es bastante beneficioso, además, podrás compartirlo con tu jefe y así verá claramente en qué estás trabajando en un documento conjunto y te ahorrarás llamadas y mensajes de “micromanaging”, comentan.
A los vampiros se los ahuyenta con ajo, pero aunque desafortunadamente poner fin a las reuniones interminables de Teams no es tan fácil como bajar al supermercado, eliminar el listado de tareas pendientes y poder centrarnos en periodos de tiempo en los que pongamos toda nuestra atención en una tarea laboral son los objetivos para que la oficina no nos haga perder (¡más!) la cabeza.
